Tiếng Việt 
English (UK) Quản trị nhân tài trong thời đại “ngày làm việc vô tận”: Khi ranh giới cũ dần phai mờ
Thực tế mới của môi trường lao động hiện đại đang thách thức mọi giả định truyền thống về cân bằng công việc và cuộc sống. Báo cáo Work Trend Index 2025 của Microsoft, dựa trên nghiên cứu hơn 30.000 nhân viên tri thức toàn cầu, đã vạch trần “ngày làm việc vô tận” khi mọi giới hạn giữa giờ làm và thời gian cá nhân bị xóa nhòa. Dù các triệu chứng chưa luôn biểu lộ rõ ràng trước mắt các nhà lãnh đạo nhân sự, song dữ liệu đang gióng lên hồi chuông cảnh báo không thể ngó lơ: sự méo mó về lịch trình và thông tin đang kéo theo cơn khủng hoảng âm thầm về sức khỏe tâm trí, hiệu suất và động lực của lực lượng lao động toàn cầu.
Giá đắt của sự gián đoạn: Khi sự “bận rộn” trở thành bình thường mới
Gần một nửa nhân viên và lãnh đạo thừa nhận môi trường làm việc hiện tại rối loạn và phân mảnh đến mức khó kiểm soát. Không chỉ là cảm giác bận rộn thông thường, mà mỗi ngày, nhân viên trung bình bị gián đoạn khoảng hai phút mỗi lần, cộng dồn lên tới 275 lần bởi họp hành, email, thông báo. Theo thời gian, tần suất và sự dày đặc của gián đoạn này dần xói mòn năng lực tập trung sâu – yếu tố vốn là nền tảng của đổi mới và sáng tạo.
Đáng lưu ý hơn, cứ ba người lao động thì một người cho rằng tốc độ và áp lực công việc trong năm năm gần đây đã vượt quá ngưỡng chịu đựng. Nhìn vào biểu đồ hoạt động, đến 10 giờ đêm vẫn còn gần 29% người lao động truy cập vào hộp thư công việc – minh chứng cho sự xâm chiếm ngày càng sâu của công việc vào thời gian cá nhân.
Song đây không còn là câu chuyện riêng lẻ về “cháy sức” (burnout) cá nhân. Microsoft cảnh báo, sự tan vỡ ranh giới truyền thống này kéo theo hiệu ứng domino cho toàn tổ chức, thể hiện ở hiệu suất chung ngày một đi xuống. Thời gian tập trung hiệu quả – vốn thường kéo dài từ 9-11 giờ sáng và 1-3 giờ chiều – nay bị họp hành lấp đầy tới một nửa. Công việc sâu lắng (deep work) – vốn là nòng cốt tạo ra giá trị đột phá – dần nhường chỗ cho những cuộc họp vội vàng, trách nhiệm chưa rõ ràng.
Trong bối cảnh này, kỳ vọng về việc nhân viên luôn có “block thời gian sạch” để giải quyết nhiệm vụ nhanh chóng đã trở thành ảo ảnh quá khứ. Báo cáo cho thấy, 57% các cuộc họp ở dạng ad hoc mà không được lên lịch trước, đảo lộn toàn bộ nhịp làm việc dự kiến. Minh họa chí mạng nhất là việc có tới 122% lần chỉnh sửa PowerPoint “bùng nổ” trong 10 phút cuối trước khi vào họp, chứng minh không còn thời gian chuẩn bị thực chất nào.
Sở thích đa dạng, nhu cầu cá nhân hóa và sự thay đổi văn hóa hậu đại dịch
Dễ thấy, sự gia tăng 16% các cuộc họp diễn ra sau 20 giờ mỗi năm, cộng thêm lượng lớn tin nhắn ngoài giờ làm, làm dấy lên nhiều lo ngại. Tuy nhiên, giới chuyên gia của Microsoft nhận định, không nên võ đoán coi đây là dấu hiệu tiêu cực duy nhất, bởi bức tranh thực tế phức tạp hơn nhiều.
Những người chăm sóc gia đình có thể xem việc chuyển một phần công việc sang buổi tối là giải pháp chủ động để thích nghi với nhu cầu hàng ngày. Các nhóm toàn cầu lại tận dụng điều này nhằm cân bằng múi giờ, còn những nhân viên tự chủ cao thường tìm được nhịp độ tập trung tốt nhất vào đêm khuya – khi môi trường ít nhiễu động nhất.
Điều cốt lõi, theo phân tích của nhóm tác giả báo cáo, là cần phân biệt rõ giữa linh hoạt tự chủ thực chất (flexibility & autonomy) với việc bị kéo dài thêm một ngày làm việc vốn đã quá tải. Khi nhân viên có quyền chủ động tái thiết lập lịch làm việc ban ngày để bù lại quãng thời gian họ dành vào buổi tối, sự hoán đổi này tạo ra tiệm cận cân bằng. Ngược lại, nếu phải “cày” thêm sau giờ chính thức mà khối lượng ban ngày không đổi, hệ quả sẽ là mất kiểm soát về mặt sức khỏe lẫn chất lượng công việc.
“Điều này thể hiện sự chuyển biến quan trọng so với các chuẩn mực trước đại dịch,” các chuyên gia của Microsoft nhấn mạnh. Làm việc khuya từng là đặc quyền của lĩnh vực tài chính, tư vấn pháp lý. Giờ đây, nó đã len lỏi vào mọi vị trí, yêu cầu phòng nhân sự thay đổi hoàn toàn cách thiết kế chính sách, đảm bảo lợi ích sức khỏe và tinh thần nhân viên không bị “bào mòn” bởi tiến trình làm việc mới.
Làn sóng “nhiễu loạn giao tiếp” và thách thức của nhân sự hiện đại
Một nhân viên dùng các sản phẩm Microsoft nay trung bình nhận 117 email một ngày – hầu hết chỉ lướt qua dưới 60 giây – cùng với 150 tin nhắn qua Teams. Tần suất này chưa dừng lại ở đó: email gửi cho nhóm 20 người trở lên tăng 7%, trong khi đối thoại 1-1 lại giảm 5%. Nhiều chuyên gia nhận định, áp lực giao tiếp đã vượt giới hạn cần thiết để cộng tác, gây nên tình trạng “collaboration overload” làm chìm đắm nhân viên trong mớ thông tin phân tán.
“Những công cụ quản lý dự án không chỉ giúp định hình nhiệm vụ và deadline, mà còn kết nối các nhóm làm việc linh hoạt, không nhất thiết phải trực tiếp cùng một khung giờ,” Kim Seals – chuyên gia tư vấn thay đổi tại West Monroe – phân tích.
Các tổ chức dẫn đầu đang áp dụng tư duy “Frontier Firm” – mạnh dạn chất vấn cách sử dụng thời gian và quá trình làm việc, tập trung tối ưu nguồn lực cho 20% nhiệm vụ tạo ra 80% giá trị cuối cùng. Trí tuệ nhân tạo và cải tiến quy trình được sử dụng để loại bỏ công việc thấp giá trị, trả lại sự tập trung cần thiết cho những gì thực sự thúc đẩy kết quả chung.
Bên cạnh đó, các công cụ theo dõi thời gian và quy trình, tương tự như nhắc nhở thời lượng sử dụng màn hình trên thiết bị di động, đang được đề xuất như giải pháp hữu ích.
“Việc theo dõi thói quen giúp mỗi người nhận biết khi nào mình đang làm việc quá sức và tự điều chỉnh thói quen sớm hơn,” Seals nhấn mạnh.
Không tập trung vào cấu trúc phòng ban cứng nhắc, nhiều nơi chuyển sang mô hình nhóm linh hoạt xoay quanh mục tiêu – “Work Charts” – để tận dụng AI lấp đầy nhanh chóng các lỗ hổng về kỹ năng. Tuy nhiên, điều này đỏi hỏi các nhà nhân sự phải thay đổi hoàn toàn định nghĩa về mô tả công việc, đánh giá hiệu suất và lộ trình phát triển nghề nghiệp.
Làm việc ngoài giờ và sức khỏe toàn diện: Cái nhìn đa chiều qua dữ liệu
Việc chuyển hóa môi trường hợp tác ngày càng đòi hỏi giải pháp linh hoạt phù hợp đặc điểm cá nhân, không thể áp dụng “một màu” cho tất cả. Số lượng cuộc họp trải dài các múi giờ đã chiếm 30% tổng họp (tăng 35% so với năm 2021), các cuộc họp lớn trên 65 thành viên đang tăng nhanh nhất – phản ánh thực tế triển khai nhóm phân tán toàn cầu và các dự án xuyên phòng ban.
Tuy nhiên, làm việc ngoài giờ không ảnh hưởng tất cả như nhau: nhân viên làm việc từ xa có thể tận dụng buổi tối để bắt kịp tiến độ, song người lao động lai lại dễ bị áp lực stress hơn nhiều. Nếu thiết kế chính sách một chiều, tổ chức sẽ bỏ qua các nhu cầu rất đặc thù này.
“Tinh thần của tiến bộ là giúp nhân viên thiết lập ranh giới và giữ cho việc làm ngoài giờ là lựa chọn, không trở thành áp lực ngầm. Điều này chỉ đạt được bằng sự đồng thuận và hỗ trợ mạnh mẽ từ phía lãnh đạo,” Seals nhận định.
Bà đề xuất nhân sự nên phối hợp cùng các bộ phận để cài đặt hệ thống tự động ngắt thông báo ngoài khung giờ làm việc, tích hợp nhắc nhở nghỉ ngơi, đồng thời dùng công cụ đánh giá sức khỏe tinh thần và khảo sát nhanh thường xuyên để đo “nhiệt độ” wellbeing của toàn tổ chức.
“Triển khai công nghệ chỉ là điều kiện cần, chìa khóa then chốt vẫn phải là môi trường văn hóa, nơi cấp quản lý và lãnh đạo làm gương trong việc sử dụng đúng đắn các công cụ đó.”
Chiến lược phòng ngừa thay vì chữa cháy: Vai trò trung tâm của nhân sự
Để tránh rơi vào vòng lặp phản ứng bị động khi sự cố bùng phát, phòng nhân sự cần chủ động xây dựng chiến lược giám sát phân bổ khối lượng công việc, đặc biệt đảm bảo sự công bằng giữa các khu vực múi giờ khác nhau, tránh để một nhóm hoặc một cá nhân chịu áp lực ngoài giờ kéo dài. Các thuật toán phân lịch làm việc có thể phân phối nhiệm vụ ban đêm hợp lý theo vùng địa lý, kết hợp bộ lọc theo dõi xu hướng tăng đột biến để quản lý can thiệp sớm.
Đồng hành, phòng nhân sự nên tạo dựng thỏa thuận rõ ràng về kỳ vọng trả lời tin nhắn, email sau giờ; chia sẻ thông tin qua hệ thống cập nhật offline nhằm giảm áp lực phải phối hợp tức thì dù ngoài giờ cá nhân.
“Khả năng duy trì môi trường nuôi dưỡng năng suất đồng thời bảo vệ linh hoạt cá nhân, trao quyền giao tiếp và rèn luyện thói quen làm việc lành mạnh – chính là trọng tâm mà lãnh đạo nhân sự nên nhắm tới trong bối cảnh mới,” theo Seals.
Trong vòng xoáy của công nghệ, dữ liệu và kỳ vọng ngày càng tăng về hiệu quả, câu hỏi lớn đặt ra cho mọi tổ chức là: làm sao tạo ra hệ sinh thái nơi người lao động vừa đạt được kết quả tối ưu, vừa gìn giữ được sự toàn vẹn cá nhân, tránh rơi vào vòng xoáy “ngày làm việc vô tận”? Chỉ khi được giải quyết hợp lý, các cải tiến về mặt công nghệ hay mô hình tổ chức mới thực sự thúc đẩy giá trị lâu dài – thay vì trở thành yếu tố làm gia tăng mệt mỏi và bất mãn âm thầm.
