3 yếu tố quan trọng khi triển khai AI Agent trong nhân sự

Vào một ngày mùa thu năm 2023, tại trụ sở của một công ty công nghệ lớn, giám đốc nhân sự (CHRO) cùng với giám đốc công nghệ (CIO) đã ngồi lại với nhau để thảo luận về một dự án đầy tham vọng, triển khai AI Agents trong quy trình tuyển dụng và dịch vụ khách hàng. Mọi thứ bắt đầu với những kỳ vọng lớn: tăng năng suất, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, họ nhanh chóng nhận ra rằng triển khai AI không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Những kỳ vọng về hiệu quả và ROI đã gặp phải những rào cản lớn từ sự phản kháng của nhân viên và các vấn đề tích hợp công nghệ. Chính lúc này, họ hiểu rằng để AI Agents thành công, ba yếu tố then chốt, sự lãnh đạo mạnh mẽ, sự hợp tác giữa các bộ phận và quy trình triển khai phù hợp, là chìa khóa quyết định.

Sự bùng nổ của công nghệ AI đang làm thay đổi diện mạo của nhiều ngành nghề, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự và quản lý. Các AI Agents, khác biệt hoàn toàn so với những trợ lý AI kỹ thuật số thông thường, có khả năng tham gia chủ động vào các quy trình công việc lặp đi lặp lại, yêu cầu khả năng suy luận và hành động độc lập. Tuy nhiên, sự thành công của AI Agents không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn vào cách chúng được triển khai và quản lý trong môi trường doanh nghiệp.

1. Lãnh đạo kinh doanh đóng vai trò đặt mục tiêu và thúc đẩy thay đổi

Lãnh đạo bộ phận kinh doanh là người tiên phong trong việc triển khai AI Agents. Họ là những người nhận thấy rõ thách thức và cơ hội mà AI có thể mang lại trong việc tối ưu hóa quy trình và cải thiện năng suất. Ví dụ, trong các bộ phận như bán hàng và dịch vụ khách hàng, các AI Agents có thể giúp tự động hóa các tác vụ đơn giản, từ đó tiết kiệm thời gian cho nhân viên để tập trung vào công việc mang lại giá trị cao hơn. Khi lãnh đạo bộ phận kinh doanh không có sự cam kết rõ ràng và thiếu một trường hợp kinh doanh vững chắc, quá trình triển khai AI thường sẽ gặp phải sự thiếu tiếp nhận từ các nhân viên và cuối cùng dẫn đến thất bại.

Theo một khảo sát của McKinsey, hơn 70% các sáng kiến AI thất bại do thiếu sự tham gia và cam kết từ lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo bộ phận kinh doanh cần phải đảm bảo rằng AI Agents không chỉ được triển khai mà còn phải gắn kết với chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty.

2. Giám đốc nhân sự (CHRO) trong quản lý thay đổi và đảm bảo sự hòa nhập của nhân viên

Mặc dù AI Agents có thể tăng năng suất và cải thiện hiệu quả công việc, việc triển khai công nghệ này sẽ tác động sâu sắc đến con người trong tổ chức. Các giám đốc nhân sự phải có vai trò quan trọng trong việc quản lý quá trình thay đổi này. Điều quan trọng là giúp nhân viên hiểu và chấp nhận sự thay đổi, đặc biệt là trong những trường hợp AI Agents có thể thay thế một số công việc của con người.

Khi HR và các nhà lãnh đạo nhân sự tham gia đầy đủ vào quá trình triển khai AI, họ sẽ giúp giảm bớt những lo ngại về việc mất việc và giúp nhân viên nhận thức được giá trị của AI trong việc hỗ trợ công việc của họ thay vì thay thế họ hoàn toàn. Họ cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và tạo cơ hội cho nhân viên chuyển sang các vai trò mới, nếu cần thiết.

3. CIO và đội ngũ IT đảm bảo tính bảo mật và tích hợp hiệu quả

Giám đốc công nghệ (CIO) và đội ngũ IT là những người chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong việc triển khai AI Agents. Họ không chỉ phải đảm bảo rằng AI Agents được tích hợp mượt mà với các hệ thống và quy trình công việc hiện tại mà còn phải quản lý vấn đề bảo mật và tuân thủ các quy định pháp lý. Một khi AI Agents truy cập vào dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin khách hàng, bất kỳ lỗ hổng bảo mật nào cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm rò rỉ dữ liệu và mất uy tín công ty.

Theo báo cáo của PwC, 56% doanh nghiệp cho biết vấn đề bảo mật và rủi ro dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất cần được giải quyết khi triển khai AI. CIO sẽ phải làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trên nền tảng dữ liệu an toàn, tuân thủ các quy định bảo mật và pháp lý.

Ba cách CIO có thể dẫn dắt quá trình chuyển đổi

Để triển khai AI Agents thành công, CIO không chỉ là người quản lý công nghệ mà còn phải đảm bảo rằng các dự án AI được triển khai một cách hiệu quả. Dưới đây là ba cách CIO có thể giúp tổ chức vượt lên phía trước:

1. Hợp tác với các đối tác đáng tin cậy
   AI Agents sẽ kết nối với các hệ thống quan trọng và dữ liệu doanh nghiệp, vì vậy việc hợp tác với các nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy là rất quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và sự ổn định của hệ thống.
   
2. Lập kế hoạch cho những thay đổi hệ thống
   CIO cần giúp đội ngũ nhận thức được tiềm năng mà AI có thể mang lại trong việc tối ưu hóa quy trình và tăng trưởng hiệu quả, đồng thời đảm bảo AI Agents hoạt động tốt với hệ thống hiện tại của công ty.
   
3. Đảm bảo kết quả kinh doanh
   CIO cần phối hợp chặt chẽ với các nhà lãnh đạo bộ phận kinh doanh và nhân sự để đảm bảo rằng việc triển khai AI mang lại giá trị thực tế và có thể tối ưu hóa hiệu suất công việc, giúp tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Triển khai AI Agents thành công không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Nó đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ, sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận và việc áp dụng quy trình triển khai công nghệ một cách có hệ thống. Để đạt được những kết quả tối ưu từ AI, các tổ chức cần một chiến lược toàn diện, từ việc xây dựng trường hợp kinh doanh rõ ràng đến việc đảm bảo tính bảo mật và sự tích hợp công nghệ hiệu quả.

Với sự tham gia của ba yếu tố quan trọng bao gồm lãnh đạo bộ phận kinh doanh, giám đốc nhân sự và giám đốc công nghệ, tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình công việc, tăng cường năng suất và duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.