Vì sao 84% dự án công nghệ nhân sự thất bại? 3 công cụ quản lý thay đổi giúp bạn lật ngược tình thế

Trong thời kỳ chuyển đổi số, thay đổi không chỉ là một yêu cầu mà đã trở thành yếu tố sống còn để các tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng việc chuyển đổi không hề dễ dàng. Theo các báo cáo, 84% dự án chuyển đổi nhân sự thất bại, trong đó 72% rào cản xuất phát từ yếu tố con người như nhân viên phản kháng thay đổi, lãnh đạo thiếu sự ủng hộ, hay hạn chế về nguồn lực và ngân sách. Những con số này là minh chứng rõ ràng rằng, bất kể công nghệ hay quy trình hiện đại đến đâu, yếu tố then chốt quyết định thành công hay thất bại của một dự án vẫn nằm ở cách tổ chức quản lý con người. Vì vậy, quản lý sự thay đổi (Change Management) đã trở thành chìa khóa quan trọng để các tổ chức vượt qua thách thức và biến nó thành cơ hội phát triển.

8 quy tắc vàng để thành công cho các dự án công nghệ nhân sự

Dựa trên phân tích dữ liệu khảo sát, chúng tôi đã xác định rằng sự thành công của dự án công nghệ nhân sự phụ thuộc lớn vào việc chú ý đến tám yếu tố quan trọng dưới đây:

1. Tập trung vào kết quả

Đặt câu hỏi đơn giản: chúng ta cần đạt được điều gì? Các nhóm lãnh đạo cần hiểu rõ mục tiêu trước khi ký các hợp đồng đắt tiền. Những tổ chức xác định mục tiêu rõ ràng và bám sát tầm nhìn của mình có khả năng cao đạt được kết quả chuyển đổi như mong đợi.

2. Quản lý thay đổi quan trọng

Trong bối cảnh thay đổi liên tục, việc chuẩn bị cho nhân viên và hỗ trợ họ vượt qua sự thay đổi về công nghệ và tổ chức là điều thiết yếu. Sự thành công không chỉ đến từ công nghệ mà còn từ cách tổ chức quản lý yếu tố con người.

3. Đầu tư vào tích hợp

Hạ tầng CNTT và nhân sự ngày càng phức tạp, đòi hỏi tổ chức cần xác định rõ ràng và thực hiện tốt việc tích hợp hệ thống để đảm bảo tính liên kết và hiệu quả của dự án.

4. Phân bổ nguồn lực đủ

Thay vì chỉ đáp ứng mức tối thiểu, tổ chức cần phân bổ đầy đủ thời gian, ngân sách và nguồn nhân lực để đạt được kết quả tối ưu. Đầu tư đúng đắn ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả triển khai.

5. Xây dựng trên dữ liệu chắc chắn

Dữ liệu không sạch hoặc chưa sẵn sàng là một trong những thách thức lớn nhất. Việc chuẩn bị và làm sạch dữ liệu trước khi triển khai hệ thống mới là yếu tố quyết định giúp dự án đạt được hiệu quả.

6. Trải nghiệm của nhân viên là ứng dụng tuyệt vời

Điều quan trọng không phải là công nghệ cụ thể, mà là cách nhân viên trải nghiệm công nghệ đó. Tổ chức cần tập trung vào việc tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, cung cấp các công cụ đơn giản và hiệu quả để thúc đẩy sự hài lòng và gắn kết.

7. Lớn hơn có thể tốt hơn

Những dự án có quy mô lớn, tận dụng sự hỗ trợ từ chuyên gia thường tạo ra tác động mạnh mẽ hơn. Một tầm nhìn lớn với chiến lược phù hợp sẽ đưa tổ chức đến thành công vượt mong đợi.

8. Thu hút những người phù hợp

Thành công của dự án đòi hỏi sự tham gia của những nhân sự tích cực, có kỹ năng và thái độ đúng đắn. Đồng thời, việc phối hợp chặt chẽ với các bộ phận CNTT và các đối tác trong tổ chức sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

3 công cụ cốt lõi để quản lý sự thay đổi hiệu quả

1. Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi (CRA)

Một trong những sai lầm lớn nhất khi thực hiện thay đổi là không đánh giá trước mức độ sẵn sàng của tổ chức. CRA là một công cụ quan trọng giúp tổ chức xác định:

• Nhận thức: Nhân viên có hiểu rõ lý do cần thay đổi không?
• Văn hóa tổ chức: Liệu môi trường làm việc hiện tại có đủ phù hợp để thúc đẩy và hỗ trợ sự thay đổi không?
• Cam kết và năng lực: Lãnh đạo và nhân viên có sẵn sàng và đủ năng lực thực hiện thay đổi không?

Hành động cần thiết:

• Khảo sát đánh giá: Tổ chức nên thực hiện khảo sát toàn diện với các nhóm lãnh đạo, quản lý, và nhân viên bị tác động.
• Phân tích và đưa ra khuyến nghị: Dựa trên kết quả khảo sát, xác định các điểm cần cải thiện như mức độ cam kết hoặc năng lực của một nhóm cụ thể.
• Tùy chỉnh kế hoạch: Sử dụng dữ liệu thu thập để xây dựng các chiến lược phù hợp với từng bộ phận hoặc nhóm nhân viên.

2. Đánh giá tác động của sự thay đổi (CIA)
CIA là một công cụ giúp tổ chức đánh giá sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại và tương lai, từ đó hiểu rõ tác động của sự thay đổi đến các cá nhân và nhóm trong tổ chức.

Các yếu tố cần phân tích:

• Phạm vi thay đổi: Những quy trình, công cụ, và vai trò nào sẽ bị thay đổi?
• Mức độ tác động: Ai sẽ chịu tác động lớn nhất và ở mức độ nào?
• Đào tạo và hỗ trợ cần thiết: Cần chuẩn bị như thế nào để nhân viên dễ dàng thích ứng hơn với sự thay đổi?

Hành động cần thiết:

• Xác định nhóm bị tác động: Đặc biệt chú ý đến các nhóm chịu ảnh hưởng lớn nhất trong quy trình vận hành.
• Phân tích rủi ro và cơ hội: Xác định những khu vực có khả năng kháng cự cao và lên kế hoạch giảm thiểu.
• Lập kế hoạch hỗ trợ: Dựa vào mức độ tác động, tổ chức xây dựng kế hoạch đào tạo và truyền thông phù hợp.

3. Thay đổi hành vi với mô hình RISE
Dù công nghệ hay quy trình mới có hiện đại đến đâu, chúng sẽ không mang lại giá trị thực sự nếu hành vi của con người không thay đổi. Mô hình RISE tập trung vào bốn yếu tố chính:

• Vai trò mô hình hóa (Role Modeling): Lãnh đạo phải trở thành hình mẫu thay đổi.
• Truyền cảm hứng qua câu chuyện (Inspirational Storytelling): Các câu chuyện thuyết phục giúp nhân viên hiểu lý do và tầm quan trọng của sự thay đổi.
• Hệ thống hỗ trợ (Systems and Processes): Đảm bảo các công cụ và quy trình hỗ trợ nhân viên thực hiện hành vi mới.
• Nâng cao chuyên môn (Expertise Uplift): Trang bị kỹ năng cần thiết để nhân viên tự tin thực hiện vai trò mới.

Hành động cần thiết:

• Phát triển câu chuyện thay đổi: Tạo ra một câu chuyện rõ ràng và thuyết phục để truyền tải lý do thay đổi đến toàn bộ tổ chức.
• Xác định người ảnh hưởng: Sử dụng dữ liệu để xác định các “đại sứ thay đổi” trong tổ chức, những người có khả năng lan tỏa thông điệp mạnh mẽ nhất.
• Cung cấp công cụ và đào tạo: Đảm bảo nhân viên có đầy đủ công cụ và kỹ năng cần thiết để thích nghi với sự thay đổi.

Khung ADDIS: Hướng đi toàn diện trong quản lý thay đổi

Khung ADDIS là một cách tiếp cận toàn diện nhằm đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra hiệu quả bằng cách tích hợp nhiều yếu tố quan trọng. Đầu tiên, khung này tập trung vào yếu tố con người, đặt nhu cầu và cảm xúc của nhân viên làm trọng tâm trong mọi kế hoạch thay đổi. Điều này giúp tạo sự đồng cảm và thúc đẩy sự hợp tác từ phía nhân viên. Bên cạnh đó, quản lý tài năng được coi là một yếu tố cốt lõi, đề cao việc xây dựng năng lực và chuẩn bị đội ngũ nhân sự sẵn sàng đáp ứng với các thay đổi liên tục trong thời đại mới. Đồng thời, khung ADDIS không quên chăm sóc sức khỏe nhân viên, đảm bảo sự cân bằng và hỗ trợ tinh thần để họ duy trì hiệu suất cao trong suốt quá trình chuyển đổi. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ và dữ liệu được sử dụng như một công cụ mạnh mẽ để đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng, tạo sự linh hoạt trong các bước thực hiện thay đổi.

Giảm thiểu tổn thất giá trị trong quá trình thay đổi

Tổn thất giá trị, hay còn gọi là “value leakage”, thường xảy ra khi tổ chức không kiểm soát chặt chẽ các giai đoạn thay đổi, dẫn đến sự lãng phí nguồn lực hoặc không đạt được mục tiêu kỳ vọng. Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức cần áp dụng các giải pháp hiệu quả. Trước hết, việc theo dõi hiệu quả là rất quan trọng, với các chỉ số tiến độ và kết quả được đo lường cẩn thận qua từng giai đoạn. Điều này cho phép tổ chức nhận diện sớm các rủi ro và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Tiếp đến, tối ưu hóa nguồn lực cần được ưu tiên, đảm bảo tài nguyên được phân bổ hợp lý, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt. Cuối cùng, khung ADDIS đề xuất việc sử dụng các công cụ quản lý hiện đại để hỗ trợ báo cáo và điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực, giúp giảm thiểu tổn thất giá trị một cách hiệu quả và bền vững.

Biến thách thức thành cơ hội

Quản lý sự thay đổi không chỉ là một thử thách, mà còn là cơ hội để tổ chức định hình lại chính mình và tiến xa hơn. Với các công cụ như CRA, CIA và mô hình RISE, cùng sự hỗ trợ từ những giải pháp quản trị hiện đại như HiStaff, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo nên sự gắn kết từ mọi cấp độ nhân viên. Thay đổi, khi được chuẩn bị kỹ lưỡng, sẽ trở thành động lực để tổ chức phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn bao giờ hết.