Position Management và HR Gap Analysis: Bộ đôi chiến lược giúp tổ chức bứt phá trong quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự chưa bao giờ là câu chuyện đơn giản. Trong hàng chục năm đồng hành cùng các doanh nghiệp, chúng tôi – đội ngũ chuyên gia HiStaff nhận ra vấn đề lớn nhất trong quản trị nhân sự không nằm ở việc “thiếu người” mà ở cách tổ chức và vận hành nguồn lực. Theo nghiên cứu của Deloitte 2023 đã chỉ ra rằng 72% doanh nghiệp toàn cầu thừa nhận khoảng trống nhân sự (HR Gap) là một trong những rào cản lớn nhất ngăn họ đạt được mục tiêu chiến lược.

Vậy giải pháp là gì? Làm thế nào để nhận diện và giải quyết triệt để bài toán nhân sự này? Đó là lúc hai công cụ chiến lược, HR Gap Analysis and Position Management, xuất hiện. Nếu nhìn riêng rẽ, chúng có vẻ như hai quy trình độc lập, nhưng khi kết hợp, chúng lại trở thành cặp bài trùng hoàn hảo. Một công cụ giúp nhận diện khoảng trống nhân sự và xác định đâu là vấn đề cốt lõi, trong khi công cụ còn lại giúp lấp đầy khoảng trống ấy một cách hiệu quả và chiến lược.

Nói cách khác: HR Gap Analysis là “người soi đường”, còn Position Management là “người hành động” để đưa tổ chức vào vận hành trơn tru và bền vững.


HR Gap Analysis là gì và tại sao quan trọng?

1. Hiểu đúng về HR Gap Analysis

HR Gap Analysis không chỉ đơn thuần là một báo cáo liệt kê các vấn đề nhân sự. Đây là một quy trình phân tích sâu và toàn diện, cho phép doanh nghiệp nhìn thấu tình hình nhân sự hiện tại và so sánh với nhu cầu chiến lược. Qua đó, các “khoảng trống” nhân sự sẽ được nhận diện rõ ràng:

  1. Thiếu kỹ năng quan trọng: Đội ngũ hiện tại không đáp ứng được yêu cầu mới của chiến lược kinh doanh. Theo báo cáo từ McKinsey 2022 cho thấy 43% doanh nghiệp sản xuất trên toàn cầu gặp khó khăn trong việc chuyển đổi số vì đội ngũ kỹ thuật thiếu kỹ năng vận hành tự động hóa.
  2. Vị trí quan trọng bị bỏ trống: Những vai trò then chốt không được lấp đầy kịp thời dẫn đến gián đoạn vận hành.
  3. Cơ cấu tổ chức bất hợp lý: Các bộ phận chồng chéo nhiệm vụ hoặc có khoảng trống trong chuỗi vận hành.

HR Gap Analysis là bước chẩn đoán toàn diện, giúp lãnh đạo không chỉ “nhìn thấy vấn đề” mà còn hiểu được mức độ ảnh hưởng và tính cấp thiết của từng khoảng trống. 

Tuy nhiên, một bản chẩn đoán dù có chi tiết đến đâu cũng vô nghĩa nếu không có hành động cụ thể. Đó chính là lý do chúng ta cần đến Position Management.

Position Management: Giải pháp lấp đầy khoảng trống nhân sự

Nếu HR Gap Analysis giúp doanh nghiệp nhìn thấy vấn đề, chỉ ra vị trí nào còn thiếu và kỹ năng nào chưa đủ, thì Position Management chính là công cụ hành động để lấp đầy những khoảng trống đó một cách bài bản và chiến lược.

Có một thực tế nhiều doanh nghiệp bỏ qua: Con người sẽ thay đổi, nhưng vai trò và vị trí trong tổ chức thì không. Position Management chính là cách tư duy mới về quản trị nhân sự, trong đó mỗi vị trí được xem như một thực thể độc lập, có trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu cụ thể. 

Quy trình kết hợp HR Gap Analysis và Position Management

Bước 1: Từ vấn đề nhân sự đến định hình vị trí

Sau khi HR Gap Analysis chỉ ra các khoảng trống – ví dụ như thiếu nhà quản lý dự án hoặc chuyên gia kỹ thuật – Position Management sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Xác định vai trò cụ thể của vị trí cần lấp đầy.
  • Xây dựng trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu của từng vị trí một cách rõ ràng.
  • Đảm bảo vai trò này gắn kết với mục tiêu chiến lược chung của tổ chức.

Ví dụ cụ thể: 

Một doanh nghiệp thương mại điện tử nhận ra họ thiếu đội ngũ chuyên gia phân tích dữ liệu (kết quả từ HR Gap Analysis). Thay vì tuyển dụng vội vàng, Position Management giúp doanh nghiệp xác định rõ vị trí này cần làm gì, yêu cầu kỹ năng ra sao và mục tiêu cụ thể trong 6-12 tháng tới.

Bước 2: Từ định hình vị trí đến triển khai thực tế

Sau khi xác định được vai trò cần lấp đầy, Position Management tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các giải pháp nhân sự cụ thể:

  • Tuyển dụng: Tìm đúng người, đúng vị trí theo tiêu chí đã xác định trước đó.
  • Đào tạo và phát triển nội bộ: Lấp đầy kỹ năng còn thiếu từ nguồn nhân lực hiện có.
  • Linh hoạt điều phối nhân sự: Khi có biến động như nhân viên nghỉ việc, tổ chức vẫn đảm bảo sự ổn định vì vai trò đã được định nghĩa rõ ràng từ trước.

Bằng cách này, Position Management không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết HR Gap mà còn tạo ra một hệ thống vận hành linh hoạt và bền vững.

Sự bổ trợ hoàn hảo giữa HR Gap Analysis và Position Management

Nếu ví doanh nghiệp như một cỗ máy, HR Gap Analysis là quá trình kiểm tra và phát hiện lỗi, còn Position Management chính là công cụ sửa chữa và nâng cấp cỗ máy đó. 

Sự kết hợp giữa hai công cụ này tạo nên một quy trình liền mạch:

  1. HR Gap Analysis xác định khoảng trống nhân sự một cách chi tiết và có hệ thống.
  2. Position Management chuyển hóa kết quả phân tích thành hành động cụ thể để lấp đầy khoảng trống.
  3. Kết quả cuối cùng: Tổ chức có được một đội ngũ nhân sự đầy đủ về số lượng, vững vàng về kỹ năng và hoàn toàn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Trong thời đại mà tốc độ thay đổi của thị trường ngày càng nhanh, chỉ doanh nghiệp nào chủ động quản lý và tối ưu nguồn nhân lực mới có thể phát triển bền vững.

Lợi ích của bộ đôi chiến lược HR Gap Analysis và Position Management

HR Gap Analysis và Position Management không phải là những khái niệm xa vời hay mang tính lý thuyết. Đây là bộ đôi chiến lược thực tế, giúp doanh nghiệp:

  • Chủ động nhận diện vấn đề và lấp đầy khoảng trống nhân sự kịp thời.
  • Tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất.
  • Gắn kết chặt chẽ chiến lược nhân sự với mục tiêu kinh doanh.

Trong thời đại mà thị trường thay đổi không ngừng, chỉ những doanh nghiệp biết chủ động quản lý nhân sự mới có thể phát triển bền vững và vươn lên dẫn đầu.

👉 HiStaff – Chuyên gia tư vấn và triển khai giải pháp nhân sự toàn diện, luôn đồng hành cùng bạn để đưa doanh nghiệp tiến xa hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu hành trình quản trị nhân sự chuyên nghiệp và bền vững.