Cách cấp nguồn lực cho tổ chức khi thực hiện thay đổi công nghệ quy mô lớn

Trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc triển khai các hệ thống công nghệ quy mô lớn như ERP, HRIS hay CRM đã trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Thay vì chỉ đơn giản coi đó là một dự án công nghệ thông tin, quá trình này thực sự là một cuộc chuyển đổi toàn diện của cả tổ chức, ảnh hưởng đến mọi bộ phận, quy trình và đội ngũ trong công ty. Và vì vậy, việc áp dụng một mô hình cấp nguồn lực truyền thống sẽ không còn hiệu quả.

Khi đối mặt với các thay đổi này, các doanh nghiệp cần có một cách tiếp cận linh hoạt, chú trọng đến sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược để thực hiện chuyển đổi công nghệ thành công. Dưới đây là cách các nhà lãnh đạo nhân sự có thể cấp nguồn lực phù hợp cho các dự án thay đổi công nghệ quy mô lớn.


Bắt đầu từ sớm, đưa quản lý thay đổi vào từ đầu

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các tổ chức mắc phải là trì hoãn việc đưa quản lý thay đổi vào quá trình triển khai công nghệ. Các chuyên gia quản lý thay đổi cần phải có mặt từ ngày đầu tiên, làm việc chặt chẽ với các nhóm dự án để xác định các tác động, tham gia vào việc xây dựng chiến lược triển khai và kết nối các bên liên quan.

Việc tham gia từ sớm giúp các tổ chức có thể tính toán trước những thay đổi quan trọng trong quy trình công việc, vai trò và thậm chí là văn hóa công ty do công nghệ mới mang lại. Khi nhà quản lý thay đổi chỉ được đưa vào sau khi sự phản đối xuất hiện, họ sẽ phải giải quyết các vấn đề có thể đã được phòng ngừa từ trước.

Xác định đúng số lượng nguồn lực cần thiết

Mỗi thay đổi công nghệ đều có đặc điểm riêng, vì vậy kế hoạch cấp nguồn lực cần phải được điều chỉnh phù hợp. Số lượng nhân sự cần cho quản lý thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô của tổ chức, phạm vi của công nghệ, mức độ tùy chỉnh, đội ngũ hiện tại và tốc độ triển khai. Một số doanh nghiệp có thể chỉ cần một hoặc vài người, trong khi những tổ chức lớn có thể yêu cầu hàng chục chuyên gia.

Điều quan trọng là phải đặt ra các câu hỏi phù hợp để xác định nhu cầu nguồn lực. Tùy vào tổ chức, quy mô công ty và tốc độ triển khai, số lượng nguồn lực sẽ khác nhau. Việc đánh giá kỹ lưỡng và xác định đúng đắn từ đầu sẽ giúp tránh tình trạng thiếu hụt nguồn lực hoặc bị thừa thãi không cần thiết.

Cân bằng giữa quản lý thay đổi và đào tạo nhân viên

Trong các dự án công nghệ quy mô lớn, việc học cách sử dụng hệ thống mới không chỉ đơn giản là học công nghệ, mà còn phải hiểu cách thức làm việc của nhân viên sẽ thay đổi. Và điều này đòi hỏi nhiều hơn là chỉ một số bài viết hướng dẫn.

Các chuyên gia quản lý thay đổi là những người làm nhiệm vụ nghiên cứu và xác định các tác động của công nghệ đến quy trình công việc và vai trò của nhân viên. Điều này giúp xây dựng các chiến lược giao tiếp và đào tạo hiệu quả, không để tổ chức phải phỏng đoán về các yếu tố quan trọng mà công nghệ mới mang lại. Một nhóm thay đổi được trang bị đầy đủ sẽ bao gồm:

  • Chuyên gia quản lý thay đổi để theo dõi tác động kinh doanh, tham gia vào việc kết nối các bên liên quan và thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng.
  • Chuyên gia đào tạo và phát triển để tạo ra và thực hiện các chương trình đào tạo giúp nhân viên sử dụng công nghệ mới.
  • Chuyên gia chuẩn bị kinh doanh tập trung vào việc đảm bảo nhân viên không chỉ được đào tạo mà còn hiểu rõ vai trò và quy trình làm việc mới.

Theo dõi mức độ sẵn sàng và điều chỉnh khi cần thiết

Thay đổi không phải là một quá trình tuyến tính. Mức độ hỗ trợ cần thiết trong giai đoạn đầu của dự án có thể không giống như khi dự án đã triển khai một thời gian. Vì vậy, việc theo dõi liên tục và đánh giá hiệu quả là vô cùng quan trọng.

Các nhà lãnh đạo nhân sự cần đặt ra các câu hỏi quan trọng, như:

  • Các bên liên quan có tham gia đầy đủ không? Nếu các lãnh đạo không ủng hộ thay đổi, việc áp dụng sẽ gặp khó khăn.
  • Nhận thức của nhân viên về thay đổi như thế nào? Họ có hiểu về sự thay đổi không? Họ có tự tin vào khả năng thích ứng không?
  • Các chương trình đào tạo có hiệu quả không? Nhân viên có hoàn thành khóa học không? Quan trọng hơn, họ có giữ được kiến thức sau khi học không?
  • Mức độ chấp nhận công nghệ ra sao? Nhân viên có sử dụng hệ thống đúng cách không hay họ đang tìm cách né tránh nó?

Việc theo dõi liên tục sẽ giúp HR điều chỉnh kịp thời các nguồn lực cần thiết hoặc giảm thiểu các yếu tố không hiệu quả.

Đừng coi “Go-live” là điểm kết thúc

Việc triển khai hệ thống không phải là kết thúc. Mặc dù hệ thống có thể hoạt động về mặt kỹ thuật, nhưng người dùng sẽ bắt đầu đặt câu hỏi: “Có ai nghĩ về cách công nghệ này ảnh hưởng đến chúng tôi không?” Đây chính là lúc các vấn đề trong quản lý thay đổi xuất hiện.

Để duy trì sự thành công lâu dài, doanh nghiệp cần:

  • Tăng cường hành vi thông qua đào tạo và coaching liên tục.
  • Giữ cho các lãnh đạo tham gia và thúc đẩy việc áp dụng công nghệ.
  • Giám sát hiệu suất và điều chỉnh khi cần thiết.

Nếu không tập trung vào các yếu tố này, tỷ lệ áp dụng sẽ giảm, nhân viên quay lại các phương thức làm việc cũ, và đầu tư sẽ không đạt được giá trị mong muốn.

Cấp nguồn lực cho thay đổi là một khoản đầu tư, không phải chi phí

Các nhà lãnh đạo HR có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các sáng kiến công nghệ lớn không chỉ được triển khai mà còn thành công. Một dự án thay đổi được cấp nguồn lực đầy đủ — từ việc bắt đầu sớm, quy mô hợp lý, kết hợp đào tạo và điều chỉnh theo nhu cầu — có thể là sự khác biệt giữa một sự chuyển đổi suôn sẻ và một thất bại tốn kém.

Cấp nguồn lực cho thay đổi không chỉ là vấn đề ngân sách và số lượng nhân sự; đó là việc đảm bảo rằng nhân viên có sự hỗ trợ phù hợp vào đúng thời điểm và giá trị chuyển đổi công nghệ được thực hiện đầy đủ. Với cách tiếp cận đúng đắn, các tổ chức có thể vượt qua việc triển khai và hướng tới sự chuyển đổi lâu dài thực sự.