6 Cách HR kết nối các phòng ban để tăng cường triển khai AI

Trong bối cảnh việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng trở thành yêu cầu cơ bản tại các tổ chức, nhiều nhà lãnh đạo nhân sự (HR) đang đối mặt với một thử thách lớn: làm sao để AI không chỉ trở thành công cụ cho năng suất cá nhân mà còn giúp tăng cường hiệu quả công việc theo nhóm? Một nghiên cứu gần đây từ Asana, hợp tác với Đại học Stanford và Đại học Pennsylvania, cho thấy 67% các công ty vẫn đang gặp khó khăn trong việc mở rộng AI trong toàn công ty, mặc dù đã có hai năm tập trung vào việc tích hợp công nghệ này.

Nghiên cứu này dựa trên phản hồi từ hơn 3.100 nhân viên tri thức và dữ liệu từ 112.000 nhân viên thuộc hơn 350 tổ chức, chỉ ra rằng có sự ngắt kết nối rõ rệt giữa lãnh đạo và nhân viên trong việc áp dụng AI.

Các tác giả của báo cáo này cho rằng: “AI không chỉ là một sự chuyển mình công nghệ; mà là một sự thay đổi về cách thức công việc được thực hiện.” Để áp dụng AI một cách hiệu quả, các nhà lãnh đạo HR cần giữ vai trò trung tâm trong việc kết nối các cấp độ trong tổ chức, từ đó thúc đẩy việc áp dụng AI nhằm đạt được các kết quả kinh doanh cụ thể.

Trong môi trường làm việc hiện đại, hợp tác giữa các phòng ban đang ngày càng trở nên quan trọng. Theo Pranav Gupta, giáo sư tại Đại học Illinois, “50 năm trước, chúng ta chỉ dành 10% thời gian làm việc để hợp tác, nhưng bây giờ con số đó đã vượt 70%.” Điều này tạo ra một lượng thông tin quá tải và ảnh hưởng đến năng suất lao động. Các công nghệ HR mới, đặc biệt là AI, có thể giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và giải quyết các vấn đề phức tạp một cách nhanh chóng.

Một trong những phát hiện nổi bật từ nghiên cứu của Asana là hiện tượng “bong bóng lãnh đạo” trong việc áp dụng AI. Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo cấp cao thường có tỷ lệ áp dụng AI sớm cao hơn gấp đôi so với nhân viên. Điều này cho thấy các nhà lãnh đạo và đội ngũ của họ chưa cùng nhau áp dụng AI để thúc đẩy công việc theo nhóm.

Thay vì chỉ áp dụng AI để tăng năng suất cá nhân, AI cần được ứng dụng vào việc cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm. Trong nghiên cứu, chỉ 20% nhân viên báo cáo sự hợp tác hiệu quả giữa các nhóm, và gần một nửa các quy trình AI hiện tại chỉ được thiết kế cho công việc cá nhân.

6 chiến lược HR có thể áp dụng để thúc đẩy AI trong tổ chức

Mặc dù những phát hiện này cho thấy tiềm năng bị bỏ lỡ khi không áp dụng AI cho công việc nhóm, nghiên cứu của Asana cũng chỉ ra rằng những quan hệ hợp tác mới đang nảy sinh, đặc biệt là giữa các phòng ban IT và HR.

Các công ty thành công trong việc áp dụng AI không phân biệt vai trò giữa IT và HR mà coi chúng là những người đồng sáng tạo trong việc định hình lại công việc. HR thúc đẩy sự tham gia và niềm tin của nhân viên, trong khi IT đảm bảo sự bảo mật và cơ sở hạ tầng. Điều này giúp AI không chỉ mở rộng mà còn không gây rủi ro lớn.

Để tăng tốc việc áp dụng AI trên toàn tổ chức, các chuyên gia khuyến nghị một số chiến lược:

1. Tạo đối thoại ở mọi cấp độ
   Nếu nhân viên cảm thấy AI là một điều gì đó “xảy ra với họ” thay vì “vì họ”, việc áp dụng sẽ chậm lại và khó mở rộng.
   
2. Đo lường sự hài lòng của nhân viên
   Các công ty theo dõi cảm nhận của nhân viên về AI có khả năng áp dụng tốt hơn ở mọi cấp độ công việc. Tuy nhiên, chỉ có 23% công ty hiện nay thực hiện việc này.
   
3. Thiết kế quy trình làm việc theo nhóm
   Nghiên cứu chỉ ra rằng các quy trình làm việc ưu tiên cá nhân chỉ đóng góp rất ít vào việc áp dụng rộng rãi AI. Phương pháp tiếp cận theo nhóm sẽ giúp mở rộng quy mô nhanh chóng hơn.
   
4. Xác định và trao quyền cho các nhà vô địch AI
   Tìm kiếm những nhân viên có năng lực và cho họ thời gian và công cụ để thử nghiệm các giải pháp AI yêu thích.
   
5. Phát triển các dự án AI liên phòng ban
   Nhân viên tham gia vào các dự án AI giữa các phòng ban có khả năng áp dụng công nghệ này cao hơn 46% so với những người làm việc độc lập.
   
6. Đào tạo các trưởng nhóm hợp tác
   Đào tạo các nhà quản lý có ý thức về quản lý dựa trên bằng chứng và dạy họ cách dẫn dắt đội nhóm trong việc áp dụng AI hợp tác.
   

Việc áp dụng AI trong HR không phải là một nhiệm vụ chỉ để tăng năng suất cá nhân, mà phải mang tính hợp tác và tổng thể. Khi AI được tích hợp vào các quy trình làm việc nhóm, việc áp dụng công nghệ này sẽ mang lại hiệu quả vượt trội hơn. Các tổ chức thành công trong việc sử dụng AI sẽ không chỉ cải thiện năng suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc công bằng và hợp tác hơn. Việc áp dụng AI không phải là điều chỉ dành cho tương lai mà nó là nhu cầu cấp thiết của hiện tại.